Gesucht: Sekretär/-in für das Büro des Vizepräsidenten

Mit mehrjähriger Berufserfahrung und großem Organisationstalent zur Übernahme eines verantwortungsvollen und äußerst vielseitigen Aufgabenbereichs

  • Jobs 25.01.2019

Das 1991 gegründete Wuppertal Institut verbindet in seiner Forschung Klima-, Umwelt- und Ressourcenaspekte und verknüpft ökologische Fragestellungen mit solchen des ökonomischen und gesellschaftlichen Wandels. Das Institut ist im Verantwortungsbereich des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen angesiedelt. Es werden jährlich bis zu 140 nationale und internationale wissenschaftliche Forschungsprojekte bearbeitet.


Ihre Aufgaben

Sie unterstützen den Vizepräsidenten des Instituts durch ein konsequentes Termin-, Reise- und Besuchermanagement und entlasten ihn umfassend organisatorisch als auch administrativ in seiner Geschäftsleitungstätigkeit und bei der Ausübung seiner vielfältigen nationalen und internationalen Mandate sowie der Lehr- und Betreuungstätigkeit im Rahmen seiner Professur an der Bergischen Universität Wuppertal. Zu den Aufgaben gehören unter anderem:

  • Umfangreiche Terminplanung und -überwachung, sowie Vor- und Nachbereitung der Termine
  • Unterstützung des Vizepräsidenten im Tagesgeschäft
  • Reisemanagement (inkl. Beantragung der erforderlichen Reisedokumente, Buchung von Reisen und Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen)
  • Organisation von Meetings und Veranstaltungen
  • Vorbereitung von Gremiensitzungen
  • Unterstützung bei der Kooperation mit der Bergischen Universität Wuppertal (Seminar- und Vorlesungsbetreuung, Organisation von Promotionsverfahren der Fakultät etc.)
  • Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Abteilungen und  Forschungsbereichen des Instituts und Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit den weiteren internen Institutsabteilungen (z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Administration)
  • Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste
  • Korrespondenz (in deutsch und englisch) sowie Übernahme kleinerer Übersetzungen


Ihr Profil

  • Sie haben nach dem Abitur eine kaufmännische oder sekretariatsgeprägte Ausbildung (oder Vergleichbares) absolviert.
  • Sie haben bereits mehrere Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position gesammelt.
  • Im Umgang mit MS Office sind Sie routiniert.
  • Sie haben sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Sie sind ein ausgesprochenes Organisationstalent und bewahren auch unter Zeitdruck und in hektischen Situationen einen kühlen Kopf.
  • Gute Umgangsformen und ein sicheres, freundliches Auftreten nach Innen und nach Außen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit.
  • Sie verfügen über ein hohes Maß an Engagement, Zuverlässigkeit und Durchsetzungsvermögen.


Es erwarten Sie verantwortungsvolle Aufgaben und ein vielseitiger Arbeitsbereich, flexible Arbeitsbedingungen, ein hochmotiviertes Team und eine tarifliche Vergütung nach TV-L. Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet, ein langfristiges Beschäftigungsverhältnis wird jedoch angestrebt.

Sie möchten sich aktiv in die Arbeit unseres Instituts einbringen? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (möglichst in einer PDF-Datei) bis zum 24.02.2019 unter Angabe der Referenznummer 003-19-P über unsere Karriereseite.


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