Gesucht: Teamleitung für die Allgemeine Verwaltung

Schwerpunkte: Koordination und Abwicklung der Beschaffungen, des Büro- und Gebäudemanagements, des Vertragswesens sowie des Versicherungswesens

  • Jobs 25.11.2021

Das 1991 gegründete Wuppertal Institut versteht sich als führender internationaler Think Tank für eine impact- und anwendungsorientierte Nachhaltigkeitsforschung. Im Fokus der Arbeiten steht die Gestaltung von Transformationsprozessen hin zu einer klimagerechten und ressourcenleichten Welt. Das Wuppertal Institut ist eine gemeinnützige GmbH des Landes NRW und ist im Verantwortungsbereich des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen angesiedelt. Im Institut arbeiten rund 260 Beschäftigte aus unterschiedlichen Fachrichtungen zusammen.


Ihre Aufgaben

Die Abteilung Administration stellt das Funktionieren des Hauses sicher und unterstützt die Fachteams der Forschungseinheiten in allen betriebswirtschaftlichen, rechtlichen und organisatorischen Belangen. Innerhalb der Administration sind die Aufgaben in den Teams Finanzen & Controlling, Drittmittelmanagement, Personal & Personalentwicklung sowie Allgemeine Verwaltung organisiert.

Sie leiten das Team der Allgemeinen Verwaltung, welches das Beschaffungswesen, das Büro- und Gebäudemanagement, den Empfang und den weiteren institutsweiten Support sicherstellt. Sie sind dabei u. a. für folgende Bereiche verantwortlich:

  • Fachliche, organisatorische und personelle Führung des kleinen Teams (zurzeit zwei Mitarbeiter*innen), Koordination der Aufgaben, Erfolgskontrolle und Weiterentwicklung des Teams
  • Koordination und Abwicklung der Beschaffungen des allgemeinen Bedarfs (z. B. EDV, Kommunikation mit Layout, Reinigung, Strom etc.) mit der Durchführung der Vergabeverfahren und Vertragsverhandlungen nach den Vorgaben des öffentlichen Vergaberechts
  • Organisation und Koordination des Büro- und Gebäudemanagements (Raumkonzept und -verwaltung, Reinigung, Empfang, Haussicherheit, Instandhaltung etc.)
  • Vertragswesen (Gebäude, Wartung etc.)
  • Versicherungswesen inkl. Abwicklung der Schadensfälle
  • Wissensmanagement für die Abteilung Administration (Pflege des Intranets, Erstellen von Beiträgen)

Sie sind als Teamleitung direkt dem kaufmännischen Geschäftsführer zugeordnet und nehmen an den regelmäßigen Teamleitungsrunden der Abteilung Administration teil.


Ihr Profil

  • Sie haben einen einschlägigen Bachelorabschluss oder eine alternative entsprechende kaufmännische oder verwaltungsorientierte Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung.
  • Einschlägige Berufserfahrung insbesondere in der Beschaffung auf der Basis des öffentlichen Vergaberechts setzen wir voraus.
  • Zur Vermittlung von Wissen haben Sie erste Erfahrungen in der Aufbereitung und Dokumentation von Abläufen und sind offen für die Chancen der Digitalisierung. Der professionelle Umgang mit MS Office ist für Sie selbstverständlich.
  • Erste Erfahrung im Bereich der Teamkoordination ist ausdrücklich erwünscht.
  • Sie verfügen über eine große Serviceorientierung und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität.
  • Sie sind eine kommunikations- und organisationsstarke Persönlichkeit und haben sichere Deutsch- und aktive Englischkenntnisse.


Unser Angebot

  • Eine spannende Herausforderung mit viel Gestaltungsspielraum bei gleichzeitig enger Zusammenarbeit mit dem Team der Administration und der kaufmännischen Geschäftsführung.
  • Es erwarten Sie flexible Arbeitsbedingungen, Weiterbildungsmöglichkeiten, Angebote zur Work-Life-Balance und eine tarifliche Vergütung nach dem TV-L sowie eine betriebliche Altersvorsorge (VBLU).
  • Die Position kann in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 Wochenstunden) besetzt werden.
  • Ein Forschungsinstitut als Arbeitgeber, welches Diversität lebt und jeden Menschen – unabhängig von Nationalität, Behinderung, Alter, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Familienaufgaben, geschlechtlicher Identität sowie sexueller Orientierung – schätzt.


Jetzt bewerben

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (in einer PDF-Datei) bis zum 02.01.2022 mit Angabe der Referenznummer 679-21-A per E-Mail an bewerbung@wupperinst.org. Für Rückfragen steht Ihnen Frau Heike Dick (Tel.: 0202 2492-134, E-Mail: heike.dick@wupperinst.org) gerne zur Verfügung. Bitte beachten Sie unsere Datenschutzhinweise.


Weitere Informationen

Links

Kontakt

Cookie-Einstellungen

Cookies helfen uns, die Website für Sie ständig zu verbessern. Mit dem Klick auf den Button "Zustimmen" erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden. Für weitere Informationen über die Nutzung von Cookies oder für die Änderung Ihrer Einstellungen klicken Sie bitte auf Mehr über die Verwendung und Ablehnung von Cookies.